La libera professione porta con sé una grande libertà, ma anche numerose sfide nella gestione del tempo. Spesso, si finisce per essere sopraffattə dalle richieste dei/delle clienti, dalla necessità di rispettare scadenze e dal desiderio di mantenere un equilibrio tra la vita privata e il lavoro.

Ti dirai: “ho scelto un lavoro in autonomia per essere liberə di gestire il tempo, perchè mi trovo sempre e comunque in affanno?”

In questo articolo, ti guiderò con approcci pratici e concreti per gestire il tuo tempo in modo zen, senza perdere di vista l’importanza dei confini, dell’autocura e dell’equilibrio interiore.

1. Armonia Vita-Lavoro: Pianifica con Consapevolezza

Il primo passo per un time management efficace è comprendere che il lavoro e la vita personale sono intrecciati, e non separati.

Creare armonia tra i due, ti permette di essere più produttivə senza sacrificare la tua serenità.

Strumenti pratici:

• Tecnica della "Time Blocking": Inizia la tua settimana creando blocchi di tempo per ciascuna attività. Dividi la tua giornata in segmenti specifici, come ad esempio: "ore per il lavoro con i clienti", "ore per attività amministrative", "ore per aggiornamento" e "ore per la crescita personale". Ogni blocco deve essere sacro e dedicato a una sola attività.

• Strumento Matrice di Eisenhower: utilizza questa matrice per scrivere in ogni riquadro le attività o i processi che devi affrontare nella giornata ma considerando il loro livello di priorità oppure di urgenza. Se non conosci questa matrice e vuoi saperne di più guarda questo video.

• Rituale del Mattino: Dedica i primi 10-15 minuti della tua giornata a pratiche di consapevolezza. Può trattarsi di una meditazione breve, di un diario di gratitudine o di una visualizzazione del giorno che ti aiuti a stabilire le tue intenzioni. Questo ti aiuterà a partire con chiarezza e focalizzazione.

2. Intelligenza Emotiva e Gestione dei Confini: impara a dire No con eleganza

Un aspetto cruciale nella gestione del tempo in libera professione è l’intelligenza emotiva, ovvero la capacità di riconoscere e regolare le proprie emozioni, soprattutto quando si tratta di stabilire confini sani con i clienti.

Strumenti pratici:

• "Il Calendario dei Confini": Usa un sistema di pianificazione visibile che mostri chiaramente i tuoi orari di disponibilità. Strumenti come Google Calendar ti permettono di segnalare quando sei disponibile e quando non lo sei. Usa il colore rosso per indicare periodi di pausa o attività non negoziabili.

• Tecnica del "No con Empatia": Quando un cliente ti chiede disponibilità in orari che non ti sono congeniali, rispondi con una comunicazione empatica ma ferma. Un esempio potrebbe essere: "Capisco l’urgenza, tuttavia, la mia agenda per oggi è già piena. Posso proporti un’altra data o modalità per affrontare la questione?" Questo ti aiuterà a mantenere il rispetto dei confini senza sensi di colpa.

• Mindfulness per il "No": Usa una breve pratica di mindfulness ogni volta che senti che il tuo equilibrio potrebbe essere compromesso. Fermati un momento, respira e osserva la tua reazione emotiva. Questo ti darà la lucidità per rispondere in modo consapevole e assertivo.

3. La magia dell’Organizzazione: pianifica con fluidità e flessibilità

La gestione del tempo non deve essere un esercizio rigido e faticoso. Quando impariamo a organizzare la nostra giornata in modo che rispetti i nostri ritmi naturali, la produttività diventa più fluida e serena.

Strumenti pratici:

• Metodo dei "3 Obiettivi Prioritari": Ogni giorno, identifica 3 attività fondamentali da completare. Questi dovrebbero essere obiettivi che contribuiscono significativamente al tuo business ma anche al tuo benessere professionale. Scrivili in un’agenda o in un'app come Trello o Notion. Concentrati su questi tre compiti e lascia che il resto scorra.

• Tecnica del "Pomodoro": Per mantenerti ben focalizzato nelle attività di back office, usando un timer, dividi il tempo che lavori in questo modo: 25 minuti di attività senza distrazione, seguiti da 5 minuti di pausa. Questo ti aiuta a mantenere alta la concentrazione e a rispettare i tuoi limiti energetici. Dopo 4 sessioni da 25 minuti, concediti una pausa più lunga, di circa 20-30 minuti.

• "Rispetta il 30% libero": nella tua agenda su un 100% del tempo lavorativo blocca un 30% che deve restare libero. Può esser un blocco di ore (ad es. il lunedi mattina) oppure un tempo suddiviso tutti i giorni. Quel tempo sarà un cuscinetto magico che ti permette di inserire in caso di imprevisti, urgenze o emergenze per non andare in overthinking.

4. Self-Care: un dovere oltre che un diritto

Anche in libera professione il tempo è denaro, così tanto che a volte è facile trascurare la cura di sé, soprattutto quando siamo impegnati con mille attività. Tuttavia, senza un giusto equilibrio di autocura, il burnout è dietro l'angolo.

Proteggere il tuo benessere fisico ed emotivo ti permetterà di essere più presentə, concentratə e produttivə.

Strumenti pratici:

• Check-in con il Journaling: Ogni settimana oppure ogni giorno, prendi un momento per fare un bilancio della tua energia fisica ed emotiva. Chiediti: “Come mi sento? Sto rispettando i miei confini? Sto dedicando abbastanza tempo a me stessa?” . Scrivi tutto quello che emerge in un quadernino e tieni traccia del tuo sentire. Vuoi saperne di più? Leggi qui!

• Pratiche di Mindfulness: Come facilitatrice di mindfulness sai che per me la Mindfulness è uno strumento potente di prevenzione allo stress. Trovi tutte le informazioni in questo articolo del blog 

5. Il Ciclo Naturale di crescita e riposo

Ogni attività imprenditoriale attraversa fasi di intensa produttività e periodi di riposo necessari. Riconoscere questo ciclo naturale ti permette di non forzare i risultati, ma di vivere un processo di crescita autentico e sereno.

Strumenti pratici:

• Pianificazione Ciclica: All'inizio di ogni mese, valuta la tua agenda e cerca di identificare i periodi in cui dovresti concentrarti più intensamente e quelli in cui puoi rallentare. Se hai progetti creativi, ad esempio, potresti voler dedicare più tempo alla riflessione ed alla progettazione durante i cicli di riposo.

• Visualizzazione della Fioritura: Ogni mese, dedica un momento a riflettere sui tuoi progressi. Visualizza la tua crescita come un fiore che sboccia. Questa pratica ti aiuterà a vedere il tuo percorso come un cammino di trasformazione, con alti e bassi, ma sempre orientato alla fioritura finale.

Conclusione: Un Viaggio verso l'Armonia e la Fioritura

Adottare un "Time Management Zen" significa prendere il controllo della propria vita in modo consapevole, rispettando i propri ritmi naturali e mantenendo il focus su ciò che conta davvero. Con gli strumenti e le pratiche che ti ho condiviso, puoi costruire una giornata equilibrata, che unisce produttività, benessere e crescita personale.

Ricorda, la trasformazione è un processo continuo.

Ogni passo che fai nella gestione consapevole del tuo tempo è un passo verso una vita più armoniosa e appagante.

Se desideri un supporto personalizzato in questo cammino, sono qui per accompagnarti nel tuo viaggio verso il benessere professionale ed organizzativo.

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Buona organizzazione zen

Francesca Viperli